In der Maschinenbau-Branche ist das Arbeiten mit einem Lasten- und Pflichtenheft unabdingbar und äußerst empfehlenswert. Warum?
Weil ein gelungen aufgestelltes Lasten- und Pflichtenheft verhindern kann, dass es zu unklaren Projektaufträgen, schwammigen Projektzielen oder gar zur Verfehlung des Auftrages durch das Projektmanagement, ganz nach dem Motto „da haben wir aneinander vorbeigeredet“, kommt.
Damit nicht bereits am Anfang schon Unklarheiten auftauchen und hierdurch viel Geld aus dem Fenster hinausgeschmissen wird, liegt die Grundlage im Projekterfolg im ordnungsgemäßen Aufsetzen eines Pflichtenheftes. Denn das Pflichtenheft beschreibt, wie die Anforderungen des Auftraggebers konkret umgesetzt werden sollen.
Das bedeutet, je klarer ein Pflichtenheft beschrieben wird, desto klarer ist die Auftragslage. Das sorgt außerdem bei voranschreitendem Projektfortschritt zum Einen für eine verlässliche PLanungssicherheit und zum anderen vermeidet es den sogenannten "Scope Creep".
Scope Creep (manchmal auch als "Requirement Creep" oder auch "Feature Creep" bezeichnet) bezieht sich darauf, wie die Anforderungen eines Projekts im Laufe eines Projektlebenszyklus steigen, z.B. was einmal als ein einzelnes Projektfeature angedacht war, wird nach und nach immer umfangreicher. Oder ein Produkt, das mit drei wesentlichen Merkmalen begann, muss jetzt zehn haben. Oder mitten in einem Projekt ändern sich die Bedürfnisse der Kunden, was zu einer Neubewertung der Projektanforderungen führt.
Scope Creep wird typischerweise durch sich ändernde Anforderungen der wichtigsten Projektbeteiligten oder durch interne Missverständnisse und Meinungsverschiedenheiten verursacht. Ein ordentlich erstelltes Pflichtenheft/Lastenheft schützt Sie jedoch davor.
Wie erstelle ich ein Pflichtenheft? Welche Inhalte müssen in ein Lastenheft?
Nachfolgend möchten wir Ihnen die Unterschiede des Lastenheftes und Pflichtenheftes erläutern, eine jeweilige ausführliche Definition geben, aufführen wie das Pflichtenheft zu erstellen ist, wie der Inhalt und Aufbau gestaltet werden sollte und welche Qualitätsanforderungen an das Pflichtenheft gestellt werden.
Lasten- und Pflichtenheft – Unterschiede?
Einleitend war die Rede vom Lasten- und Pflichtenheft, doch was ist denn genau was, handelt es sich um ein Heft oder ist das Lastenheft und Pflichtenheft gesondert zu betrachten und wenn ja, wo genau liegt der Unterschied?
Wichtig ist, dass Auftraggeber und Auftragnehmer vor Projektbeginn klar wissen, was sie voneinander erwarten und fordern und wie es zum erfolgreichen Projektabschluss kommen kann. Die Grundlagen für einen erfolgreichen Projektabschluss liegen sowohl im Lastenheft als auch im Pflichtenheft.
Aufgabe eines Lastenheftes
Unter dem Lastenheft wird eine Anforderungsspezifikation verstanden. In ihm werden die Anforderungen seitens des Auftraggebers an das Produkt bzw. die Lösung skizziert aufgelistet. Das Lastenheft beschreibt somit die gesamte Funktionalität, die das Endprodukt erfüllen sollte und dient im Vorfeld als Grundlage für die Einholung von Angeboten
Lastenheft – Kurz und knapp erläutert:
- Detaillierter Anforderungskatalog / Anforderungsspezifikation
- Alle Funktionen des Endproduktes sollten definiert sein
- Dient als Grundlage für das Einholen von Angebotes
- Wird vom Auftraggeber erstellt
- Ist die Basis für die Erstellung des Pflichtenheftes
Aufgabe eines Pflichtenheftes
Im Gegensatz zum Lastenheft ist das Pflichtenheft eine Lösungsspezifikation und kann als Antwort auf die Anforderungsspezifikation des Lastenheftes gesehen werden. Während das Lastenheft vom Auftraggeber erstellt wird, wird das Pflichtenheften vom Auftragnehmer bzw. einer spezifisch beauftragten Arbeitsgruppe verfasst. Das Pflichtenheft beschreibt also, wie die Anforderungen des Auftraggebers aus dem Lastenheft konkret realisiert werden können. Man spricht auch von einem Detailkonzept hinsichtlich der Anforderungen des Auftraggebers an das Endobjekt. Wird das Pflichtenheft vom Auftraggeber akzeptiert, kann mit der Umsetzungsarbeit beim Auftragnehmer gestartet werden.
Pflichtenheft – Kurz und knapp erläutert:
- Antwort auf die Anforderungsspezifikation aus dem Lastenheft
- Detaillierte Lösungsspezifikation
- Wird vom Auftragnehmer bzw. einer speziellen Arbeitsgruppe erstellt
- Die Erstellung ist mit finanziellem und personellem Aufwand verbunden
- Muss vom Auftraggeber abgesegnet werden, erst dann Beginn der Umsetzarbeiten
Die Grundlage zum Erstellen des Pflichtenheftes stellt daher immer das Lastenheft dar, somit sind es zwei sehr unterschiedliche Formalitäten, deren Definitionen bekannt sein sollten.
Aufgrund der Tatsache, dass die Erstellung der Rahmenbedingungen für den Auftragnehmer eine hohe finanzielle und personelle Belastung darstellt, sollten sich folgende Fragen vorab gestellt werden?
- Gibt es eine Erteilung vom Auftraggeber zur Erstellung des Pflichtenheftes?
- Gibt es spezielle Rahmenbedingungen, die beim Erstellen des Pflichtenheftes eingehalten werden sollten (einen Kostenrahmen, organisatorische oder technische Rahmenbedingungen)?
- Welche inhaltlichen Rahmenbedingungen sind einzuhalten und wie sollte der Aufbau gegliedert sein?
Die Gestaltung und Erstellung des Pflichtenheftes
Aufgrund der hohen Bedeutsamkeit des Pflichtenheftes für den Projekterfolg sollte bei der Erstellung und Gestaltung sorgsam gearbeitet werden, denn nur, wenn das Pflichtenheft beim Auftraggeber auf Erfolg stößt, kommt es zur Auftragserteilung.
Es sollte inhaltlich vollständig und professionell aufgebaut sein. Zudem bestehen gewisse Qualitätsanforderungen an das Pflichtenheft, die eingehalten werden sollten. Wie der Inhalt zu gestalten ist, was Sie beim Aufbau beachten sollten und welche Qualitätsanforderungen bestehen, möchten wir Ihnen nun vorstellen.
Pflichtenheft Inhalte für den Maschinenbau – diese Punkte dürfen nicht fehlen
Das Erstellen des Pflichtenheftes ist an gewissen Formalien gebunden, die beim Verfassen zu beachten sind. Folgende Inhalte müssen abgearbeitet werden:
Klare Definition der Augangslage und des Anlasses des umzusetzenden Projektes.
Festlegung aller Eckdaten des Auftrags / geplante Termine / Erstellung des Projektplan.
Wie lautet das genau Projektziel, gibt es Zwischenziele? Aufzeichnung der Soll- und Muss-Kriterien.
Klare Definition der Auftragserteilung, wie lauten die genauen Anforderungen des Auftraggebers?
Wozu dient die Maschine nach Fertiggstellung? Definition des Einsatzumfeldes, Zielgruppe, Dienstleistung, Betriebszeiten, physikalische Umgebung.
Nennung der Vertragspartner sowie die Vorstellung aller bedeutsamen Ansprechpartner. Bewusstsein schaffen für die jeweilige Projektverantwortlichkeit.
Rahmenbedingungen definieren (in welchem Zeitraum, maximaler Aufwandsabschätzung, unternehmensspezifische Standards und Methoden).
Abgrenzungen der Maschine zu anderen Maschinen, was soll sie können, was nicht, was macht sie besonders? Welchen Mehrwert bietet die neue Maschine?
Mögliche Schnittstellen klar und eindeutig definieren.
Was muss die Maschine können? Funktionalität / Leistungen?
Welche Qualitätsstufen / -merkmale sollte die Maschine besitzen?
Wie komplex ist die Umsetzung? Reality check, Machbarkeit?
Welche unvorhersehbaren Ereignisse können eintreten? Störfälle, Fehlfunktionen etc.
Sämtliche technische und organisatorische Abläufe lückenlos dokumentieren.
Ressourcen für notwendige Mitarbeiterqualifikationen / Schulungen bereitstellen.
Testbetrieb / Dokumentation / technische Abläufe und Dokumentation der Abnahme.
Eine Checkliste zum Thema Pflichtenheft kann hier heruntergeladen werden.
Handeln Sie die einzelnen Inhalte des Pflichtenheftes nach dieser Reihenfolge ab, dann ist Ihnen ein logischer und rasch nachvollziehbarer Aufbau gesichert.
Qualitätsanforderungen eines Pflichtenheftes
Das Pflichtenheft sollte logisch aufgebaut, in einwandfreiem Deutsch (korrekte Rechtschreibung und Grammatik) verfasst und inhaltlich lückenlos sein (Nummerierungen sehr zu empfehlen). Alle Anforderungen an das Projekt müssen mit in einer ausreichenden Detaillierung beschrieben werden.
Doch Vorsicht, werden Sie nicht zu detailreich, denn das mindert Ihre Flexibilität während der Produktion und birgt das Risiko, dass das Pflichtenheft möglicherweise geändert werden muss, welches Geld und Zeit kostet. Daher empfiehlt es sich den Funktions-, Leistungs- und Datenumfang aus Sicht des Auftraggebers auf ausreichendem Abstraktionsniveau vollständig zu beschreiben.